На основе многолетней практики, автором проведен подробный анализ деятельности службы документационного обеспечения управления вуза и подробный анализ структуры документооборота с учетом специфики направленности деятельности организации. Определены основные задачи службы ДОУ, рассмотрены актуальные проблемы перехода на безбумажную технологию документационных ресурсов организации. Обозначены проблемы управления и использования документов, обусловленные неуклонным ростом документной информации. Определены основные факторы, влияющие на рост объемов документооборота. Невзирая на стремительное развитие электронного документооборота, на практике электронный документооборот дублирует традиционный бумажный. Тем не менее, сегодня подход к управлению документами формируется на основе электронных технологий.

Анализ системы документооборота

Приказы ректора по основной деятельности 444 468 401 450 303 2 Приказы ректора по административно-хозяйственным вопросам 378 325 369 374 435 3 Приказы по краткосрочным командировкам 634 620 642 690 667 Итого 1456 1413 1412 1514 1405 Таблица 2. Количество корреспонденции, получаемой и отправляемой ЦАУиК за период 2012 по 2016г.
№ п/п Корреспонденция 2012 г. 2013 г. 2014 г. 2015 г. 2016 г. 1 2 3 4 5 6 7 1 Входящая 5362 4714 4916 5002 4141 2 Исходящая 5835 6290 5631 6027 7525 Итого 19233 20899 21342 22599 24785 Таблица 3. Количество входящих документов, регистрируемых в ЦАУиК за период 2012 по 2016г.
№ п/п Корреспонденты 2012 г. 2013 г. 2014 г. 2015 г. 2016 г.

Вы точно человек?

Храмцовская Н.А. Актуальные проблемы современного делопроизводства и документооборота // Секретарь-референт. — 2008. — № 5 [Электронное издание]. — Режим доступа: http://www.profiz.ru/sr/5_2008/problemy_sovr_deloproizv/ (дата обращения: 12.08.12). 35. Информационный портал PRO-делопроизводство и СЭД. — URL: http://www.sekretariat.ru/ (дата обращения: 17.08.12).
36. Храмцовская Н.А. Опыт публичного обсуждения важнейших нормативных документов на примере спецификации MoReq2 // Делопроизводство и документооборот на предприятии. — 2008. — № 10 [Электронный ресурс]. — Режим доступа: http://old.delo-press.ru/magazines/documents/issue/2008/10/ (дата обращения: 10.08.12). 37. Щербаков А.Ю., Ключко Н.В. От бумажного документооборота к электронному — и обратно: технологии электронного нотариата и маркеров подлинности // Делопроизводство и документооборот на предприятии.
— 2007.

Реферат: система управления документооборотом организации

Важноimportant
В таблице описания реквизитов документов в поле «Контроль исполнения» устанавливается специальный маркер, а в поле «Отметка о выполнении» по факту исполнения устанавливается сигнальный флаг. Аналогично документы на контроле отображаются в перечне документов получателей с возможностью отбора отображения по фильтрам (все документы / на текущем контроле / просроченные / «горящие» / исполненные).

Инфоinfo
Кроме того, исполнитель, контролер или администратор может упорядочить в системе перечень документов-поручений по календарным срокам исполнения. Техническая реализация сервиса документооборота Программная реализация системы выполнена на платформе LAMP: серверная ОС Linux, web-сервер Apache, СУБД MySQL, язык программирования php.

База данных реквизитов и электронные документы хранятся в защищенном каталоге на центральном сервере.

Организация документооборота

Внедрение систем электронного документооборота (СЭД) и межведомственного взаимодействия (МЭДО) должно способствовать сокращению объемов документооборота. Однако важно подчеркнуть, что на сегодняшний день образовалось два параллельных документооборота: бумажного и электронного.

Вниманиеattention
Электронные документы в большинстве случаев лишь дублируют бумажные. Появление ксероксов и другой оргтехники, заменившие пишущие машинки, привело к тому, что многие организации необоснованно требуют удостоверенные светокопии документов, и процесс этот становится бесконтрольным.

Просто работает принцип, «чем больше документов, тем лучше» или «на всякий случай». Это ложится дополнительной нагрузкой на персонал службы ДОУ.
Появляются новые виды деятельности. Например, закупочная деятельность требует сбора и подготовки колоссального объема документов для оформления участия в конкурсе.

Анализ документооборота

Система электронного документооборота SAP DMS. — URL: http://www.sap.com/cis/pdf/Doc_Management.pdf (дата обращения: 17.08.12). 25. Система электронного документооборота Directum. — URL: http://www.directum.ru/ (дата обращения: 17.08.12). 26.

Система электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов Е1 — ЕФРАТ. — URL: http://www.efrat.ru/ (дата обращения: 17.08.12). 27. Система электронного документооборота и управления бизнес-процессами PayDox.

— URL: http://www.paydox.ru/ (дата обращения: 17.08.12). 28. Система электронного документооборота FossDoc. — URL: http://www.fossdoc.ru/elektronniy-dokumentooborot (дата обращения: 17.08.12). 29. Стародубов Д.Н. Некоторые вопросы перехода предприятия на систему электронного документооборота // Алгоритмы, методы и системы обработки данных. — 2005. — № 10. — С. 62-66. 30. Тихонов В.И.

Система управления документооборотом организации

В настоящее время на рынке программного обеспечения представлено достаточно большое число систем электронного документооборота. Но все они либо имеют высокую стоимость, обладают избыточным набором функций, либо, напротив, обладают недостаточным набором функций.
Организация работы кафедры ВУЗа имеет особую специфику и не похожа на организацию работы бизнес — предприятий, на которые рассчитано большинство систем электронного документооборота.

  1. Организация систем документооборота

Организация документооборота — это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении. Организация документооборота предусматривает рациональное движение документов, включающее как операции с документами, так и все их перемещения в аппарате управления, т.
е.
После заполнения, электронный журнал можно переслать в деканат;  позволяет вести единую базу данных по различным курсам, интенсивам, школам, расписаниям занятий. Существует достаточно большое количество как зарубежных, так и отечественных программ электронного документооборота.
Все зарубежные программы достаточно дорогостоящие, имеют избыточные функциональные возможности, сложны в обслуживании и их невозможно настроить на работу кафедры российского ВУЗа. Поэтому рассмотрим преимущества и недостатки отечественных аналогов систем электронного документооборота.
&nbsp2.1Система электронного документооборота ДЕЛО Программа ДЕЛО, разработанная компанией «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) — комплексное промышленное решение, обеспечивающее автоматизацию процесса делопроизводства, а также ведение полностью электронного документооборота организации [5].

Оставить комментарий

Ваша почта не будет опубликована